Análisis del artículo: Value chain and IT transformation at Desko

El artículo nos muestra un caso de estudio de la empresa Desko. Este caso de estudio nos explica la problemática en la que se encontraba la empresa, en donde los clientes estaban cancelando sus negocios con Desko. La razón eran los retrasos inaceptables ligados con el proceso de órdenes.

John Olson fue el encargado de analizar la problemática de los retrasos así como dar recomendaciones detalladas para mejorar el rendimiento.

Primero se tuvo que agenda una junta con cinco administradores más Douglas Moore, quien había hecho el reporte de la empresa. Los problemas y soluciones fueron las siguientes:

Servicio al cliente.- Había varias deficiencias en las actividades relacionadas al servicio de los clientes. Una de ellas podía ocurrir mientras se creaban las órdenes de los clientes: un error en el precio, un error en el código del producto, una orden de compra duplicada, diferentes direcciones de entrega. Algunas órdenes de los clientes se podían perder particularmente durante la colocación de las órdenes. También fueron encontrados algunos problemas con el sistema que se estaba utilizando, el ERP.

Crédito.- De acuerdo con la gerente de esta área, solo había un problema en la actividad del crédito ligada al proceso de la orden. El regreso de los artículos implica al emisor de la orden a ser reemplazada, lo que provoca la creación de una segunda factura. Desafortunadamente, Desko es capaz de recobrar los artículos regresados al lugar del cliente solo cuando la ruta de entrega es favorable. Este proceso requiere tiempo de recolección de los artículos regresados y puede ser muy tardado.

Producción.- Como estrategia de producción, cada planta está diseñada para manufacturar productos específicos. Las ordenes MTO son manufacturadas en la misma línea de productos MTS. Además, el sistema implementado, ERP, tiene errores en su algoritmo de asignación, el cual tiene como tarea principal el de optimizar el transporte de los productos. Debido a ésto, el algoritmo del ERP tiene que ser revisado y mejorado.

Distribución y envío.- De acuerdo al gerente de esta área, hay dos deficiencias en las actividades de distribución y envío que tienen que ver con el proceso de las ordenes. La primera deficiencia es que hay un gran volumen de artículos en el inventario del centro de distribución, en el almacén e incluso en los tráileres. Estos grandes volúmenes de inventario hacen muy complicado su manejo y administración. La segunda deficiencia es una gran cantidad de lugares de almacenaje, la dificultad para localizar los artículos, y el escaso uso de las recolecciones hacen al método laborioso.

Facturación.- De acuerdo al análisis que se realizó, el proceso de facturación es complejo y consume mucho tiempo. Este proceso empieza una vez que la carga es completada. Cada noche, un script en el sistema ERP crea las facturas para las órdenes que están marcadas como completas. Si se diera el caso que existiera un error en alguno de los procesos, el gerente tiene que revisar la aplicación y emite una aprobación para cambiar el estatus de la aplicación del crédito. La aplicación del crédito es examinada por el vicepresidente de finanzas. Si es aprobada en el último paso, entonces se le puede enviar un correo al cliente. Todo este proceso debido a un error en cualquiera de los procesos implica mayor esfuerzo, tiempo e insatisfacción de los clientes.

Este caso de estudios nos muestra que además de implementar sistemas de información como el ERP, también es necesario saber implementarlos eficazmente y no sólo eso, sino también en una capacitación continua del personal en las tecnologías y procesos que se implementan en las empresas, además de asegurarse que cada persona entiende y sabe aplicar adecuadamente los conocimientos obtenidos en las capacitaciones.

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