Tecnologías y Sistemas de Información para la Gestión de una empresa de logística (Proyecto – Parte V)

            Metodología [1]

En este estudio se utilizan dos muestras, la primera es una muestra de empresas a las cuales se les realizó el diagnóstico y seleccionaron herramientas de mejoramiento entre el año 2010 y 2011, la segunda, es una muestra de empresas a las cuales se realizó el mismo procedimiento entre el año 2011 y 2012. Estas empresas se encuentran en Colombia ubicadas en ocho ciudades del país (Ver Tabla 1).

 

Tabla 1 - Distribución de la Muestra por Ciudades y Periodo

Tabla 1 – Distribución de la Muestra por Ciudades y Periodo

La muestra está conformada por pequeñas y medianas empresas que tienen entre 10 y 74 empleados.

Estos negocios tienen ventas anuales entre 225.952 y 78.213.290 dólares, como se muestra en la Tabla 2.

Tabla 2 - Información de las Empresas de la Muestra

Tabla 2 – Información de las Empresas de la Muestra

 

 

 

Estas empresas se dedican a actividades de ingeniería, alquiler de maquinaria y equipo, comercio al por mayor de materias primas, papel y cartón, prendas de vestir, artículos de ferretería, cerrajería, productos de vidrio, pinturas, muebles para oficina, autopartes, productos de madera, productos químicos, mantenimiento y reparación de maquinaria y equipos, trabajos de electricidad y otras actividades empresariales. De las 140 empresas 32 cuentan con la certificación ISO 9001, tres con OHSAS, tres cuentan con otras certificaciones, tres actualmente están en la implementación de la ISO 9001 y 103 no tienen ninguna certificación de calidad. Una vez seleccionada la muestra se realizó un diagnóstico empresarial a cada una de las empresas. Este diagnóstico evaluó aspectos de aprovisionamiento, almacenamiento, inventario, transporte y distribución, servicio al cliente y costos logísticos.

 

Este diagnóstico determina si la logística está incorporada como un tema clave en la organización, si existen indicadores y mecanismo de medición y análisis de la información que permitan la toma de decisiones y por ultimo si se ha desarrollado un enfoque para el desarrollo de la cadena de abastecimiento.

 

Después de realizado el diagnóstico se realizó una capacitación de 120 horas los empresarios de la muestra seleccionada. En lo posible se sugirió que los asistentes fueran el gerente y el responsable de logística. Esta capacitación se inicio con una sensibilización al cambio en las organizaciones, la competitividad, el contexto global, fundamentos de logística y posteriormente se estudiaron cada una de las áreas consideradas en el diagnóstico. A través de un focus group realizado con cinco expertos en logística se diseñaron 15 herramientas para el mejoramiento logístico (Ver Tabla 4).

Tabla 3 - Aspectos evaluados en la Línea Base

Tabla 3 – Aspectos evaluados en la Línea Base

 

 

La capacitación tuvo como objetivo que cada una de los asistentes por parte de las empresas se apropiara del conocimiento en logística y además seleccionara dos herramientas de las diseñadas para aplicarlas en su organización. Con base en los resultados obtenidos a partir de la primera muestra de empresas donde se realizó el diagnóstico, se evidenció el desconocimiento de los costos logísticos de la organización y la necesidad de su reducción, por lo cual se diseñó en el año 2011 una herramienta adicional que permite evaluar los costos logísticos de las empresas. En la Tabla 4 es la herramienta número 11. Finalmente, cuando el empresario conoce sus costos logísticos, el objetivo es llegar a su reducción. Para esto se propuso una estructura de Plan de Mejoramiento Logístico que incluye: problema, actividad, descripción de la actividad, meta, indicador, cronograma, fuente de financiación y resultado.

 

Tabla 4: Herramientas para el Mejoramiento Logístico

Tabla 4 - Herramientas diseñadas para el mejoramiento empresarial

Tabla 4 – Herramientas diseñadas para el mejoramiento empresarial

 

Esta tabla muestra las catorce herramientas diseñadas por el grupo de expertos en logística para el mejoramiento empresarial. Cada una de las empresas identificó sus debilidades por áreas y para cada una de éstas se les suministraron dos o tres herramientas para mejorar. Por ejemplo, la primera es la herramienta trade off. Esta utilidad permite visualizar los tiempos de respuesta de un proveedor y las condiciones para la gestión de pedidos. Esto permite conocer el tiempo que demora el proveedor en colocar el pedido desde el momento en que se elabora la orden. También puede aplicarla cada empresario a su empresa, lo que le permite evaluar tiempos perdidos para mejorar su tiempo de respuesta.

 Figura 1: Perfil de la Gestión Logística en las Organizaciones por Ciudad (Elaborado a Partir del Diagnóstico Realizado)

Figura 1 - Desarrollo en el temá logístico de diferentes ciudades

Figura 1 – Desarrollo en el temá logístico de diferentes ciudades

 

A partir de los resultados se evidencia un desarrollo superior en los procesos de gestión de las organizaciones de Medellín y Cali, que son ciudades capitales de zonas industrializadas de Colombia. En estas ciudades se observan resultados del 60% en la madurez de la gestión logística de las empresas de Medellín y del orden del 40% en las empresas de Cali. Las empresas de la primera muestra seleccionaron las herramientas de trabajo, evaluaron sus costos logísticos a finales del año 2011 y estructuraron su plan de mejoramiento logístico para el 2012. Las empresas de la segunda muestra actualmente están en la fase de selección de herramientas y evaluación de sus costos logísticos.

 

Tabla 4: Herramientas Seleccionadas por los Empresarios

Tabla 4 - Herramientas Seleccionadas por los Empresarios

Tabla 4 – Herramientas Seleccionadas por los Empresarios

 

 

La selección de las herramientas evidencia que los intereses de los empresarios principalmente apuntan a tener una buena selección de proveedores, planear la distribución, administrar inventarios y brindar un buen servicio al cliente. El 97% de las empresas de la muestra número uno ya ha implementado la herramienta de costos logísticos. A partir de la evaluación de esta herramienta se detectó que los mayores problemas estaban en el control de inventarios, stock averiado, faltantes, existencias obsoletas y evaluación de proveedores. El estado de avance de esta investigación está en un 90%. Actualmente se está desarrollando la fase final de la metodología que corresponde a la elaboración de los planes de mejoramiento logístico para cada una de las empresas. El resultado final del estudio es un procedimiento de diagnóstico para evaluar el estado de la logística por medio de indicadores para las áreas de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte, distribución y servicio al cliente, una metodología para el conocimiento de los costos logísticos de la empresa y las herramientas que permitirán mejorar los procesos por áreas, mejorando la forma de operación logística de la organización.

            Conclusiones [1]

Las empresas localizadas en las ciudades de Cali y Medellín cuentan con el mejor manejo logístico de la muestra seleccionada. Por esta razón para el año 2012 no se incluyó muestra de estas dos ciudades. Las empresas apartadas de las zonas capitales como Tibú y Orito tienen menores niveles de gestión logística. En general pueden decirse que la logística para estas dos ciudades es incipiente y para Yopal, Villavicencio, Cúcuta, Cartagena y Neiva está en desarrollo. Lo que se encuentra es que la forma como se manejan los procesos de negocio en las empresas seleccionadas puede mejorarse. La herramienta esencial es la de costos logísticos, porque a partir de esta evaluación se pueden identificar debilidades y utilizar las otras herramientas para disminuir costos por áreas.

La conclusión que se deduce de los resultados obtenidos es que a partir del diagnóstico y la identificación de los costos logísticos, se puede evaluar el estado de la logística por medio de indicadores para las áreas de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte, distribución y servicio al cliente, identificando problemas a solucionar mediante un plan de mejoramiento logístico, donde las herramientas diseñadas pueden contribuir a la disminución de costos, mejoramiento de procesos y por tanto al aumento de la competitividad de las pequeñas empresas.

Dentro de las limitaciones hay que resaltar, por una parte, que el construir la estructura de costos logísticos requiere asesoría por parte de personal conocedor de esta metodología. Futuras investigaciones podrán evaluar si es posible el diseño de un software de gestión logística integral. Esta metodología es replicable a cualquier empresa pequeña en cualquier sector económico ya que la muestra incluyó empresas pequeñas dedicadas a diferentes negocios.

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