Tecnologías y Sistemas de Información para la Gestión de una empresa de logística (Proyecto – Parte VII)

• METODOLOGÍA ACTIVA Y PASIVA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ^[3]

Existen dos enfoques en la toma de decisiones relacionadas con las tecnologías de la información los cuales corresponden a limitarse a alinear los sistemas de información con la estrategia de la empresa (metodología pasiva) o diseñar planes de sistemas información en paralelo a la estrategia de negocio (metodología activa). Cada una de las metodologías están orientadas a diferentes fines, ya que la metodología pasiva se centra en dar soporte al negocio y la metodología activa se centra en la ventaja competitiva de la tecnología y partiendo de esta ventaja se desarrolla una estrategia de la empresa paralelamente a la tecnología. La metodología activa se recomienda en empresas de reciente creación mientras que la metodología pasiva es recomendada por los autores para empresas ya establecidas o que tengan poca o nula cultura tecnológica.

Después de planificar la estrategia que la empresa seguirá se deberá gestionar los recursos. Algunos autores reflexionan sobre las decisiones críticas en la gestión de los recursos de las tecnologías de la información de la empresa. Algunas decisiones que son destacadas por los autores es la necesidad de saber cuándo es conveniente seleccionar entre comprar un sistema o desarrollar uno propio teniendo en cuenta algunos aspectos  como la relación entre flexibilidad y coste.

El comité de tecnología y sistemas de información es el órgano encargado sobre el sistema de información diseñado. Debe supervisar las etapas de la planificación, proporcionar los criterios estratégicos, de fijación de prioridades y asignación de recursos, aprobar el plan de tecnología y sistema de información desarrollado y asegurar el compromiso de la organización con el plan. Está formado por el máximo responsable de la empresa, los directores de las distintas áreas funcionales y el director de Sistemas de Información. En muchas organizaciones coincide con el comité ejecutivo o de dirección de la empresa, con la adición del responsable de sistemas de información en caso de no formar parte del mismo.

El proyecto de planificación puede dividirse en cuatro fases principales: constitución del equipo y generación de compromisos, descripción de la situación actual y de las necesidades de información, elaboración del plan de sistemas y el programa de actividades.

En la primera fase (constitución del equipo y generación de compromiso) se constituyen y presentan formalmente en la organización cada uno de los grupos de trabajo. Esta presentación formal, liderada por el máximo responsable de la empresa, no debe subestimarse. Dado que la descripción de la situación actual y la elaboración del plan requiere la colaboración activa de los departamentos y áreas funcionales de la empresa, es de vital importancia que la dirección general muestre claramente su compromiso con la obtención de un plan de sistemas, convenciendo a sus colaboradores más directos de la necesidad de participación activa en el proyecto para llegar a buen puerto.

En la fase de descripción de la situación actual y de las necesidades de información se debe revisar completamente la empresa con dos objetivos. El primero es diagnosticar el estado de los sistemas de la empresa, tanto desde el punto de vista tecnológico como del servicio que prestan a las diferentes funciones. Y en segundo lugar, se deben documentar las necesidades de información de las diferentes funciones no cubiertas por los sistemas en operación. Las necesidades de información de la empresa constituyen la base de la siguiente fase.

Elaboración del plan de tecnologías y de sistemas es la tercera fase donde se aborda la elaboración del plan de tecnologías y sistema, que consiste en la planificación propiamente dicha. Un equipo de sistemas de información, bajo la coordinación del director de sistemas, señala las necesidades de información no cubiertas a partir de las necesidades de información ya identificadas. De este modo se pueden proponer nuevas pautas de actuación, mostrando su incidencia en las líneas estratégicas de la empresa, así como su impacto en las distintas funciones de negocio.

La última fase es la programación de actividades, en la cual se establece, bajo la responsabilidad de la dirección del departamento de Tecnologías de la Información y comunicaciones, el plan informático, formado por el plan de hardware y software de base y los proyectos a desarrollar, de carácter más tecnológico. Este plan, establecido normalmente para un año aunque revisable trimestralmente, define las necesidades internas del departamento de las Tecnologías de Información y comunicaciones para poder llevar a cabo satisfactoriamente tanto los proyectos a desarrollar como el plan de hardware y software de base, es decir las inversiones específicas en soluciones tecnológicas concretas.