Tecnologías y Sistemas de Información para la Gestión de una empresa de logística (Proyecto – Parte XIV)

PROPUESTA DE SOLUCIÓN DE SU PROYECTO

• PROPUESTA DE METODOLOGÍA Y TECNOLOGÍA

De acuerdo a las exigencias del mercado es evidente la necesidad para la empresas de cualquier giro tener la visión de hacer crecer sus prácticas y con esto acrecentar el territorio en el que sus productos son considerados y preferidos por los consumidores para sobrevivir en el mercado internacional de consumo de productos y servicios. Para las empresas de logística sucede lo mismo y es necesario poder identificar y cubrir las necesidades de las empresas que requieran hacer envíos de sus productos hacia otros territorios con las mejores garantías que la logística de transporte les pueda ofrecer para así mantener una ventaja competitiva ante las demás empresas del mercado al que están enviando sus productos a competir.

Para la empresa  por medio de su distinción que le otorga el modelo de negocios por el cual se quiere dar a conocer teniendo en cuenta que las empresas para las que opera en este momento y que quiere seguir operando, es ofrecer por medio de una metodología que ha sido una herramienta de monitoreo para identificar puntos de mejora en organizaciones de la misma escala y por medio de metodologías que empresas a gran escala utilizan y siguen modificando para obtener resultados de innovación por medio de estas metodologías se ah identificado que haciendo uso de las herramientas diseñadas para el mejoramiento empresarial se puede alcanzar una efectividad en el servicio general de logística que cualquier empresa de este rubro pueda llegar a implementar y generar una mejor calidad en sus prácticas, para el caso especifico de la empresa identificamos una serie de herramientas contenidas en esta tabla y otras que sería de gran ayuda implementarlas en software que permita almacenar la información que cada una de las herramientas permite conocer en forma de métricos que la empresa podrá utilizar para medir la manera específica en la que se encuentra operando.

Por medio de la herramienta de trade off nos permitirá visualizar los tiempos de aprovisionamiento y de las condiciones de trabajo con cada uno de los proveedores importante para conocer las aéreas de mejora continua en el manejo del tiempo de aprovisionamiento, mantener un control y documentar las políticas de manejo de clientes y proveedores. Por medio de la distribución en planta se busca desarrollar la habilidad de optimizar el área dedicada al almacenamiento de las mercancías, lo cual implementándolo como una característica dentro del software nos permitirá conocer las necesidades en tiempo real acerca del abastecimiento de los productos que se encuentran en números rojos en stock o el simple contacto continuo con el cliente y saber las necesidades de los productos que requieren.

La aplicación dentro del software de la identificación de los inventarios nos ayudara a identificar los puntos de gestión en el almacenamiento de mercancías mediante indicadores de sencillo entendimiento, los cuales nos podrán dotar de información específica de cada embarque y pudiendo segmentar estos mismos se podrán rastrear de manera más fácil las mercancías para la corrección de problemas con los mismos embarques o la identificación de mejoras en el sistema por la mismo buen manejo de los mismos. La implementación de la herramienta de rutas óptimas dentro del software nos permitirá construir el ruteo de los medios de transporte dados los puntos de entrega donde se puede economizar el mayor kilometraje posible, con esto se pretende más que economizar dar la mejor estructura de trasporte que ofrezca a los clientes el menor riesgo posible dentro de los riesgos a considerar en las problemáticas de la transportación de los productos.

Es necesario implementar dentro del software una herramienta que nos permita medir la exactitud en la entrega que nos permitirá identificar los errores más comunes en la entrega de productos y retroalimenta al usuario para subsanarlos, además de conocer más a fondo las necesidades de los clientes y poder innovar en el servicio ofrecido antes de que ellos mismos identifiquen las áreas de oportunidad para su negocio dentro de la logística de transporte.

Por medio de la medición dentro del software de las mejores rutas y los kilometrajes a recorrer para el transporte de las mercancías se puede identifica y controlar los costos asociados al uso de vehículos utilizados para la transacción y de esta manera economizar en la mayor medida para los gastos internos de la empresa sin dejar de lado la calidad en el servicio.

El desarrollo de la aplicación de la estimación de costos logísticos permite conocer los costos logísticos de la compañía y por medio de los comparativos en diferentes intervalos de tiempo y espacio se puede llegar a planear de manera general y especifica los costes por un servicio en particular antes de hacer la operación; de igual manera se pueden estimar por proceso como los son compras, almacenamiento, inventarios, demoras, distribución, transportes, servicio al cliente, gestión de desperdicios, transportes, entre otros. Se puede asociar a un producto o servicio en particular o también a un proyecto de crecimiento de la empresa.

La logística inversa como parte del software a desarrollar permite diagnosticar y sugerir la construcción de actividades de mejoramiento en la logística inversa de la compañía, que debido a las prácticas de logística verde que la empresa cuenta como parte de su cultura general quiere llegar a contagiar el manejo de estas prácticas para el reúso de los recursos que son viables para la reutilización alcanzando una reducción en los costos de la producción y transporte de las mercancías de los clientes y ayudando a incrementar una mentalidad que mejore la sociedad en general haciendo conciencia de la utilización de los recursos.

Se busca implementar una herramienta dentro del software que examine la prioridad e importancia que les da la empresa a sus clientes y usuarios finales, y la efectividad de los sistemas utilizados para conocer, interpretar, determinar y satisfacer sus necesidades, antes durante y después de la entrega de sus productos y servicios, por medio de una encuesta de auto diagnóstico para la gestión de clientes y de mercados.

Por medio de un segmento dentro del software que documente una encuesta periódica que  examine la visión que los clientes tienen acerca del servicio prestado por la empresa hacia estos mismos se podrá tener la documentación necesaria para tener una medición que haga viable la comparación de los métricos para saber los puntos de mejora que los mismo clientes proponen modificar o tener en cuenta en el servicio prestado.

Con la creciente complejidad de los requisitos reglamentarios, las herramientas comerciales y de navegación en línea son cada vez más importante para asegurar que los clientes agilizar el despacho de aduanas, minimizar el riesgo y cumplir con las cambiantes reglas del comercio internacional antes de que envíen sus productos a otros destinos, es por eso que partiendo del modelos de la aplicación que se encuentra dentro del software que DHL provee a sus clientes, cuenta con una base de datos que muestra las requisiciones del productos para su exportación o importación dependiendo del lugar de origen y el destino de la misma mercancía.

De acuerdo a que DHL es una empresa con una gran infraestructura pudo invertir en la recolección de estos datos pero de acuerdo a las limitantes con las que cuenta la empresa en el sector de la implementación de nuevas tecnologías para su emprendimiento, es una excelente opción implementar esta variante dentro del software que permita documentar los requerimientos que los distintos productos requieren para pasar de manera eficiente por los puntos de verificación aduanal antes de su envío y tenga un mayor nivel de seguridad a la hora de hacer el transporte de las mercancías. Esto se documentara de acuerdo a como lo vayan requiriendo los clientes de acuerdo a los productos a trasportar la empresa desarrollara una investigación previa con estos puntos para presentar al cliente y documentarla para los siguientes casos similares.

Para la siguiente propuesta tecnológica se valoraron las metodologías activas y pasivas para la implementación de Sistemas de Información. Estos dos enfoques metodológicos para la toma de decisiones relacionadas con las tecnologías de la información nos aportan los fundamentos para decidir la metodología necesaria para el caso en particular de la empresa. Cada una de las metodologías está orientada a diferentes fines, ya que la metodología pasiva se centra en dar soporte al negocio y la metodología activa se centra en la ventaja competitiva de la tecnología, y partiendo de esta ventaja se desarrollo una estrategia de la empresa paralelamente a la tecnología. La metodología activa se recomienda en empresas de reciente creación mientras que la metodología pasiva es recomendada para las empresas ya establecidas. Tomando este marco teórico, se propone la Metodología Activa para ser implementada en la empresa.

            Después de realizar la investigación y el análisis en el presente trabajo de las metodologías y tecnologías que existen actualmente, se han encontrado dos áreas candidatas para ser apoyadas respectivamente con un Sistema de Información.

La primera área de oportunidad corresponde a un Sistema de Información que ayude al  manejo de los procesos de gestión interna de la Empresa. El Sistema de Información que se está proponiendo es un Sistema “Enterprise Resource Planning (ERP)”, el cual va a ayudar a mejorar en la cantidad y calidad de la información disponible que se genera. Esta información, en general, va a mejorar los procesos de negocios. Entre los beneficios esperados para la empresa, y que se han reportado según la experiencia de los autores consultados en la literatura, por la instalación de los Sistemas de Información integrados, sean desarrollos hechos por la propia empresa o los paquetes de ERP, son:

• Control sobre la actividad de los diferentes departamentos de la empresa.
• Mejorar y acelerar los diferentes procesos con los que cuenta o se pretenden implementar en la empresa.
• Mejora del “time to market”, el cual es un punto importante a tomar en consideración, ya que aquella empresa que ofrezca sus servicios con una alta calidad en el menor tiempo posible tendrá una ventaja competitiva. El Sistema ERP que se propone como solución ayudará a la empresa en responder más rápidamente a las necesidades del mercado en el cual pretende incursionar.
• Mejora del servicio al cliente.
• Estandarización de la información del departamento de Recursos Humanos.

Sin embargo, el costo de un Sistema de Información como el ERP, varía mucho de acuerdo a las necesidades de cada empresa, como los módulos que desee implementar y los requisitos del programa, por lo que se le sugiere utilizar la solución de software que ofrece Aritmos ERP, el cual va apoyar a la empresa en la obtención de información consistente y fiable, de manera que la empresa pueda conocer en todo momento el estado de su empresa.

La solución de software va a permitir ala empresa adquirir un mayor conocimiento propio, detectar anomalías en los procesos, mejorar la productividad, reducir los ciclos de trabajo, rebajar costes y consolidar los mejores flujos de trabajo. Soluciones como Aritmos ERP para PyMES contemplan las peculiaridades propias de las pequeñas y medianas empresas, y son además, gracias a su naturaleza modular, enormemente flexibles y fácilmente adaptables a las características específicas de la empresa y a los procesos ya existentes o futuros.

La segunda área de oportunidad considerada corresponde a la Logística del Transporte. En el marco teórico, se presentan ejemplos significativos de los Sistemas de Información utilizados tanto por pequeñas empresas como Reindustrias, además de empresas multinacionales con una gran historia en cuanto a la logística se refiere como DHL, North Pacific Group, IBM y HP.

La investigación y análisis nos lleva a proponer como solución a la empresa, el uso de un Sistema de Información en Línea. Actualmente, algunas empresas dedicadas al transporte de mercancías cuentan con Sistemas de Información de rastreo de pedidos propios. Empresas nacionales como Multipack utilizan un sistema de rastreo en línea el cual permite ver a sus clientes el estado de su envío. Los casos a los cuales nos enfocamos en el presente trabajo son a empresas multinacionales que cuentan ya con una amplia experiencia tanto en el transporte de mercancías como en el rastreo de los paquetes y lotes que manejan. Actualmente, empresas como DHL, UPS, HP, IBM o FedEx cuentan con sistemas robustos que no sólo rastrean los pedidos sino también ofrecen a sus clientes la posibilidad de ver detalladamente las características de los productos, estatus de la orden, socios involucrados en los artículos y otras muchas características.

Después de haber realizado el análisis a algunos sistemas de información a las mencionadas empresas se encontró la necesidad de contar con un sistema de información, para esta área de transporte, que sea escalable para que pueda ir creciendo conforme la empresa también lo va haciendo.

La propuesta tecnológica para la Logística de Transporte es el desarrollo de un Sistema de Información en línea a la medida. Es decir, la empresa tendrá que realizar un documento con los requerimientos necesarios para su sistema. En base a la investigación realizada, encontramos en la Metodología para la Gestión Logística para el mejoramiento de pequeñas empresas que existen herramientas diseñadas para el mejoramiento de la empresa, las cuales tienen que ser incorporadas al Sistema de Información en línea.

El Sistema de Información en línea debe contar con las siguientes herramientas:

• Rastreo en tiempo real de los artículos y lotes que son enviados a través de la empresa.
• Descripción de cada artículo o lote de artículos con la mayor cantidad de información importante tanto para el proveedor como para el cliente que recibe el producto.

También se han hecho algunas sugerencias opcionales para el Sistema de Información en línea:

• Integración de código de barras tridimensional el cual contendrá la información básica del artículo o lote, el cual permitirá que en cada punto de revisión el encargado pueda leer rápidamente los artículos.

Se propone el desarrollo de una interfaz móvil del Sistema de Información para la captura y/o actualización de información de los artículos o lotes en cada punto de revisión mediante el uso de un dispositivo móvil.