Tecnologías y Sistemas de Información para la Gestión de una empresa de logística (Proyecto – Parte VIII)

TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN ^[3]

Un sistema de información moderno ha de estar construido alrededor de una única base de datos, que como mínimo, debe tener las siguientes características:

• Un dato debe de entrarse una sola vez en el sistema.
• Todas las características del dato (sus atributos) deben estar relacionados directamente con él mismo.
• Todo dato ha de tener un responsable de su actualización y mantenimiento.
• Ha de existir un sistema de permisos que permita sólo a los usuarios autorizados acceder a los datos para leerlos o modificarlos.
• Debe existir un sistema de respaldo que permita reconstruirla base de datos en caso de un fallo técnico o de una acción destructiva por parte de un usuario o programa.
• El sistema debe proporcionar un historial de las personas o programas que han accedido a un determinado dato.

El origen de los sistemas integrados puede situarse alrededor de los años sesenta, gracias a la introducción en el mercado de los primeros ordenadores centralizados (mainframes) y el software empleado por grandes compañías manufactureras para planificar la producción de forma automatizada. El objetivo de esos sistemas era ayudar a determinar los materiales necesarios para cumplir la programación establecida. Se trataba de sistemas denominados MRP, Planificador de Necesidades de Materiales.

Durante los años ochenta apareció el concepto de MRPII que, a pesar de tener las mismas iniciales que MRP, representaba un concepto diferente. Incluía la gestión de planta, así como actividades relacionadas con la distribución de los productos fabricados.

A finales de los ochenta, los PC fueron ganando popularidad. La posibilidad de manejar datos localmente para análisis personalizados sin tener que pedir a Informática que desarrollara un programa representaba un gran avance, magnificado a través de redes locales. Esto ofrecía la posibilidad de no tener que entrar los datos manualmente en el PC y poderlos descargar de un ordenador central al propio PC para poder así trabajar con dichos datos. Así surgió la arquitectura denominada cliente-servidor, base de las aplicaciones de gestión integrada de los recursos de la empresa (ERP – Enterprise Resource Planning) más exitosa. Después, la mayor parte del software y hardware necesarios para el desarrollo de ERP ya existía.

Las principales aportaciones de estos nuevos sistemas son:

• No se centran únicamente en apoyar la gestión y optimizar los recursos internos de la empresa, sino que comparten la información de dichos recursos con empresas.
• Se pasa de un proceso interno a un proceso externo, que incluye todos los componentes de valor, que puede ir desde la planificación de la cadena de suministro, la e-aprovisionamiento, la gestión integral de plantas, hasta la integración con clientes o la gestión de relaciones entre socios.
• Los nuevos ERP amplían sus funciones incluyendo aquéllas más específicas de industrias individuales.
• Desde un punto de vista tecnológico, se apoyan en la tecnología Web permitiendo su acceso desde diferentes periféricos con la única ayuda de un navegador.

Decidir sobre la adopción de una determinada tecnología es una ardua tarea. Aunque las Tecnologías de la Información y comunicaciones son cada vez más parte sustancial del presupuesto anual de una empresa, con porcentajes sobre ventas entre un 2 y un 5 por ciento en muchos casos, y los proyectos comprometen los recursos de la empresa durante varios años, estas decisiones se suelen tomar en condiciones de relativa incertidumbre. Esto se debe al menos a dos razones: la rapidez de las innovaciones tecnológicas y el hecho que los sistemas de información suelen afectar a varias áreas de la empresa, lo que dificulta estimar el beneficio de una determina decisión.

Los criterios de calidad técnica del sistema debe interpretarse de forma amplia, por lo que se propone evaluar la calidad de un sistema en cinco dimensiones cualitativas: fiabilidad, rendimiento, escalabilidad del sistema, seguridad e imagen de marca.

Los criterios económicos  siempre serán los que tengan un peso importante en la toma de la decisión de implementar o no una tecnología. La justificación económica de las inversiones en tecnologías de la información es, casi siempre, un requisito previo para obtener el visto bueno para su realización. Así, toda solución basada en tecnologías de la información tendrá unos costos intrínsecos a la propia solución cuya identificación es relativamente fácil, como el hardware o las licencias de productos de software.

Los conceptos de costos más relevantes que deben formar parte de un análisis de Total Cost of Ownership (TCO). Es importante recalcar que algunos de estos costos son directos del departamento de sistemas, y por lo tanto normalmente están incluidos en el presupuesto normal del departamento. Otros, en cambio, suelen estar ocultos, o diluidos en la organización, pero son igualmente necesarios para una evaluación económica completa. Estos costos son:

• Costos del personal de la empresa.
• Costos del capital.
• Costos de personal externo.
• Costos de mantenimiento.
• Costos de soporte.
• Gastos de explotación.
• Gastos recurrentes no de explotación.
• Repercusión de los costos indirectos.
• Costos asociados al usuario final.
• Implicaciones de negocio del tiempo de no disponibilidad (downtime).

Los criterios de costos de cambio es el tercer criterio para la toma de decisiones de tecnología. En muchas ocasiones, el costo del cambio de una tecnología a otra es inexistente, pero en otras tantas puede llegar a ser prohibitivo.

Ejemplos de costes de cambios son el reentrenamiento del personal, la migración de datos, adaptación de programas y otras aplicaciones, etc. Algunos costos menos obvios pueden ser cambios en la manera de comunicarse con otras empresas para compartir datos, necesidades de traductores de datos y/o formatos, y disponibilidad y costo de técnicos en el mercado si fueran necesarios.